Polityka prywatności

1. Administrator danych

2. Osoby, których dane są w rejestrze

Ta część to informacja z art. 14 RODO dla osób, których dane wpisała do rejestru wypożyczalnia. Nie zbieramy tych danych od Ciebie bezpośrednio.

Skąd mamy dane

Dane wprowadzają wypożyczalnie korzystające z rejestru, na podstawie umów najmu i dokumentów okazanych przy wypożyczeniu. Każda wypożyczalnia odpowiada za prawdziwość i aktualność swojego zgłoszenia. Część wpisów pochodzi z poprzedniej wersji rejestru prowadzonej przez tego samego administratora.

Jakie dane

• dane identyfikujące: imię i nazwisko lub nazwa firmy, PESEL, NIP, data urodzenia, imiona rodziców, seria i numer dokumentu tożsamości,
• dane kontaktowe: numery telefonów, adres e-mail, adresy,
• informacje o zdarzeniu: rodzaj (np. nieoddany sprzęt, uszkodzenie, zaległa płatność), kwota, data, opis, wypożyczalnia zgłaszająca, status sprawy i informacja o jej rozwiązaniu,
• powiązania z innymi osobami w rejestrze, jeśli występowały w tej samej sprawie (np. poręczyciel).

Cel i podstawa prawna

Dane przetwarzamy, żeby wypożyczalnie mogły przed wydaniem sprzętu ocenić ryzyko, że nie zostanie on zwrócony, zostanie zniszczony albo najem nie zostanie opłacony, oraz żeby mogły dochodzić swoich roszczeń. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora i wypożyczalni: ochrona mienia i zapobieganie oszustwom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). PESEL i numer dokumentu służą do jednoznacznego odróżnienia osób o tym samym imieniu i nazwisku.

Na podstawie wpisu nie podejmujemy decyzji automatycznie. Rejestr pokazuje informacje, a o wydaniu sprzętu decyduje pracownik wypożyczalni.

Kto widzi dane

Pełne dane widzą tylko zalogowani pracownicy zweryfikowanych wypożyczalni. Każde sprawdzenie zapisujemy razem z tym, kto i kiedy go dokonał. Danych nie publikujemy ani nie sprzedajemy.

Jak długo

Wpis przechowujemy, dopóki sprawa jest nierozwiązana. Po jej rozwiązaniu (zwrot sprzętu, zapłata) wpis pozostaje widoczny z adnotacją o rozwiązaniu nie dłużej niż 3 lata, a potem go usuwamy. Wpis usuwamy wcześniej, jeśli okaże się nieprawdziwy albo jeśli uwzględnimy Twój sprzeciw.

Sprzeciw i sprostowanie

Masz prawo dowiedzieć się, czy jesteś w rejestrze i jakie dane o Tobie zawiera, a także zażądać ich sprostowania. Ponieważ podstawą jest prawnie uzasadniony interes, możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw (art. 21 RODO) z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wtedy przestaniemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, albo podstawy do dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeśli wpis jest nieaktualny, bo sprawa została rozwiązana, napisz do nas, a wyjaśnimy ją ze zgłaszającą wypożyczalnią.

3. Użytkownicy serwisu (pracownicy wypożyczalni)

• Jakie dane: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowujemy wyłącznie jego skrót), wypożyczalnia, rola, data ostatniego logowania, historia wyszukiwań (wpisana fraza, liczba wyników, czas), dodane i edytowane zgłoszenia oraz dziennik zmian.
• Cel i podstawa: założenie i prowadzenie konta na podstawie umowy z wypożyczalnią, w której pracujesz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec wypożyczalni, art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec Ciebie jako jej pracownika), a także rozliczalność i bezpieczeństwo: zapis wyszukiwań i zmian pozwala wykryć nadużycia i wyjaśnić, kto miał dostęp do danych osób w rejestrze (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 5 ust. 2 i art. 32 RODO).
• Jak długo: dane konta przez czas korzystania z serwisu przez wypożyczalnię. Dziennik wyszukiwań i zmian przechowujemy do 3 lat od zdarzenia, ponieważ służy wyjaśnianiu skarg osób z rejestru.

4. Prośba o dostęp do rejestru

• Jakie dane: adres e-mail albo numer telefonu, który podajesz w formularzu, a także adres IP, informacja o przeglądarce i czas wysłania.
• Cel i podstawa: odpowiedź na Twoją prośbę i weryfikacja wypożyczalni przed założeniem konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, działania przed zawarciem umowy), wysłanie potwierdzenia e-mailem lub SMS-em, ochrona formularza przed spamem i nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Jak długo: do zakończenia weryfikacji, a jeśli konto nie zostanie założone, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.

5. Pliki cookies i Google Analytics

Cookies to małe pliki zapisywane w przeglądarce. Niezbędnych używamy zawsze, bo bez nich nie da się zalogować. Analityczne włączamy wyłącznie po Twojej zgodzie w banerze (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z przepisami prawa komunikacji elektronicznej). Bez zgody skrypt Google Analytics w ogóle się nie wczytuje.

Jak ograniczamy Google Analytics

• Do Google nie trafiają żadne dane z rejestru: zamiast tytułu strony wysyłamy techniczną nazwę podstrony, z adresu usuwamy wpisane frazy i numery wpisów.
• Nie przekazujemy Google identyfikatora konta, adresu e-mail ani nazwy wypożyczalni.
• Sygnały Google, personalizacja reklam i zgody reklamowe są wyłączone. Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP.
• Dane w Google Analytics przechowujemy nie dłużej niż 14 miesięcy.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przyciskiem Ustawienia cookies w stopce strony. Po wycofaniu usuwamy cookies Google Analytics z Twojej przeglądarki. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem. Cookies możesz też zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale bez niezbędnych nie zalogujesz się do serwisu.

6. Odbiorcy danych

Poza wypożyczalniami z dostępem do rejestru dane powierzamy wyłącznie dostawcom, bez których serwis nie działa, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO):

• dostawca hostingu: serwery, na których działa serwis i baza danych,
• dostawca poczty e-mail: wysyłka potwierdzeń i powiadomień,
• SMS Planet: wysyłka potwierdzeń SMS,
• Cloudflare: Turnstile, ochrona formularza przed botami,
• Google: Google Analytics, tylko po Twojej zgodzie.

Dane możemy też przekazać organom państwa, gdy wymaga tego prawo, np. sądowi, prokuraturze lub policji.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Google i Cloudflare mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Obie firmy są certyfikowane w ramach EU-US Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), a dodatkowo stosują standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas. Dane z rejestru nie są przekazywane poza EOG.

8. Twoje prawa

Na zasadach z RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15),
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20),
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie (art. 7 ust. 3),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl (art. 77).

Żeby skorzystać z praw, napisz na program@4renty.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Zanim ujawnimy dane z rejestru, musimy potwierdzić Twoją tożsamość, żeby nie wydać ich osobie podszywającej się pod Ciebie. Poprosimy wtedy o dane, które już mamy (np. PESEL), a nie o nowe.

Podanie danych przy prośbie o dostęp i zakładaniu konta jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy odpowiedzieć ani założyć konta.

9. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty kryptograficzne. Dostęp do rejestru mają tylko zweryfikowane wypożyczalnie, a liczba prób logowania jest ograniczona. Każde wyszukiwanie i każda zmiana wpisu są zapisywane, dzięki czemu możemy sprawdzić, kto miał dostęp do danych. Numery PESEL na listach wyników są częściowo maskowane.

10. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy albo sposób działania serwisu. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem, a data u góry wskazuje, od kiedy obowiązuje. O istotnych zmianach dotyczących użytkowników poinformujemy w serwisie.